Utilisateur familier d’Office 2007, ne vous attendez pas à une révolution comparable à celle que vous avez vécue lorsque vous avez migré d’Office 2003. Le passage d’Excel 2007 à Excel 2010 va se faire en douceur car l’intégralité ou presque des reproches qui avaient été formulés à l’égard de la version précédente peut être reléguée aux oubliettes. Face à la rigidité de 2007, Microsoft oppose l’ambiance ouatinée de 2010. Et cette sensation de confort et d’ergonomie est bien davantage qu’un vague ressenti, c’est un fait avéré.
Pour vous familiariser avec votre nouvel environnement de travail, analysons l’ensemble des composantes de l’interface.
1/ Au sommet de l’espace de travail, vous trouvez le Ruban. Ce dernier fonctionne sous la forme d’onglets thématiques qui rassemblent les commandes clés. L’onglet Accueil, par exem- ple, réunit l’ensemble des options de mise en forme des données au sein du tableau. Vous pou- vez modifier les attributs des caractères (police, taille, corps, alignement), mais aussi les formats utilisés pour les nombres. Enfin, cet onglet vous donne accès aux options de mise en forme conditionnelle, que nous aborderons plus loin dans ce manuel.
L’onglet Accueil du Ruban est consacré à la mise en forme des données saisies dans le tableau.
2/ L’onglet Insertion est plus riche encore. Grâce à lui, vous pourrez modifier la structure des tableaux en ajoutant lignes et colonnes, mais aussi incorporer des images d’illustration ou générer des représentations graphiques à partir des données saisies dans le tableau. Il vous sera également possible d’insérer des zones de texte dans le tableau (pour saisir par exemple des commentaires) ou encore de personnaliser en-têtes et pieds de page ou d’automatiser la mise en place d’une signature automatique.
L’onglet Insertion est très complet.
3/ Avec l’onglet Mise en page, vous ajusterez la position des lignes et colonnes sur une page en vue d’impression. Vous pourrez ainsi définir la taille des marges, l’orientation du papier. Autant de commandes qui, dans les versions précédentes d’Excel, étaient plus dif- ficilement accessibles. La section intitulée Mise à l’échelle est particulièrement intéressante pour automatiser l’ajustage des propriétés de la mise en page en une manipulation. Précisez par exemple une réduction du tableau à 50 % de sa taille d’origine et vous pourrez alors constater que les lignes, les colonnes, les graphiques mais aussi les caractères sont propor- tionnellement ajustés.
Ajustez l’ensemble des propriétés de mise en page en vue d’une impression.
4/ L’onglet Formules vous permet non seulement d’insérer des fonctions mathématiques à appliquer à vos données mais aussi d’utiliser un certain nombre de commandes avancées (à destination des utilisateurs les plus expérimentés). Il vous permet également d’opérer des conversions monétaires, etc.
L’onglet Formules est associé à l’ensemble de calcul et de traitement des données.
5/ L’onglet Données est utilisé pour appliquer des filtres de tri automatisés ou per- sonnalisés. Il met à votre disposition une fonction de détection (et de suppression) des doublons.
L’onglet Données sera utilisé pour filtrer les informations contenues dans vos tableaux.
6/ En activant l’onglet Révision, vous pourrez procéder à un contrôle de l’orthographe dans les données saisies mais aussi accéder à toutes les fonctions liées au travail à plusieurs sur un même document. Vous pourrez ainsi insérer des commentaires et afficher le suivi des modifica- tions effectuées par les différents utilisateurs du fichier en cours.
L’onglet Révision vous sera particulièrement utile pour travailler à plusieurs sur un même document.
7/ Pour optimiser la lisibilité de vos tableaux durant les phases d’édition et de travail sur l’écran, activez l’onglet Affichage. Vous pourrez alors opérer des zooms, des recentrages et faire en sorte que le confort soit optimal en toute circonstance.
Optimisez les conditions d’affichage sous Excel 2010.
L’interface d’Excel 2010 ne se limite pas au seul Ruban de fonctionnalités. Si vous portez votre attention au bas de la fenêtre, vous retrouvez les onglets habituels de gestion des feuilles de calcul d’un classeur. D’un clic droit sur l’un de ces onglets, vous pouvez ajouter ou supprimer une feuille de calcul, lui donner un nom, la protéger par mot de passe, etc.
Gérez les feuilles de calcul à l’aide du menu contextuel.
Dans la partie inférieure droite de la fenêtre, vous pouvez ajuster rapidement le mode d’affi- chage en optant soit pour le mode Normal, soit pour le mode Mise en page, qui vous offre un aperçu du résultat obtenu si vous étiez amené à lancer une impression. En utilisant l’ascenseur horizontal, vous pouvez agrandir ou réduire le zoom sur votre travail.
Choisissez le mode d’affichage adapté pour travailler dans de bonnes conditions
Pour finir ce tour d’horizon de l’espace de travail mis à votre disposition par Excel 2010, il faut évoquer la barre d’état. Cette dernière est totalement personnalisable. À l’aide du clic droit sur une zone vierge de la barre d’état, ouvrez le menu contextuel. Là, il suffit de cocher ou de déco- cher les cases de votre choix pour activer ou désactiver l’affichage d’une commande dans la barre d’état.
Personnalisez le contenu de la barre d’état pour obtenir l’ergonomie qui vous convient.
